Schrijf je leerlingen in die van school veranderen? Lees dit nog even

15 december 2020

Inschrijven van leerlingen: enkele aandachtspunten

Schrijf je leerlingen in die dit schooljaar van school veranderen?

Leerlingen behouden het recht om in de loop van het schooljaar van school te veranderen, ook al kan hun inschrijving nu niet fysiek gebeuren.

Er zijn verschillende alternatieven denkbaar, zoals:

  • via de post
  • via e-mail
  • via een digitaal formulier.

De chronologie van inschrijvingen moet blijvend gerespecteerd en aangetoond kunnen worden. Kies daarom voor een performant systeem. Bij capaciteitsproblemen vermijd je dus best inschrijvingen via de post.

Een handtekening voor akkoord met de inschrijving is dit schooljaar niet nodig. Een digitale akkoordverklaring met het school- of centrumreglement volstaat, bv. via een selectievakje in een digitaal formulier. Weigeringsformulieren moeten dit schooljaar niet aangetekend of tegen ontvangstbewijs aan de ouders worden bezorgd. Dat mag nu bijvoorbeeld ook via mail. De termijn van 4 kalenderdagen waarbinnen je het formulier moet bezorgen, blijft wel behouden.

Enkele aandachtspunten:

  • Let er op dat je de gegevens die nodig zijn om de inschrijving te realiseren, veilig kunt opvragen (AVG-proof). Betrek daarvoor je ICT-coördinator en je aanspreekpunt informatieveiligheid. Vanuit privacyoverwegingen is het ook belangrijk om de informatie die je digitaal verzamelt, beperkt te houden. Je kunt best duidelijk aangeven welke informatie leerlingen en ouders niet verplicht moeten delen. Eventueel kan je die informatie uitwisselen tijdens een later onthaalgesprek.
  • Heb steeds aandacht voor leerlingen en ouders zonder de nodige digitale hulpmiddelen of digitale vaardigheden. Werk je met een digitaal formulier, wees er dan bijvoorbeeld attent op dat het ook geschikt is voor mobiele gebruikers, bv. via een smartphone. Dat kan je bereik mogelijk vergroten. Uitzonderlijk kun je ouders en (kandidaat-) leerlingen op school ontvangen voor de inschrijving of een rondleiding. Die bezoeken kunnen alleen als er geen leerlingen op school zijn, op individuele afspraak, met ten hoogste 3 personen en conform de veiligheids- en hygiënemaatregelen.
  • Communiceer helder over hoe en wanneer leerlingen en ouders een inschrijvingsvraag kunnen stellen. Wees dus ook duidelijk over wanneer een inschrijving niet mogelijk is (bijvoorbeeld tijdens de kerstvakantie). Zet daarvoor je communicatiekanalen maximaal in. Werk je met een digitaal inschrijvingsformulier, haal het dan zeker offline voor de periodes waarin je de inschrijvingsvragen niet kunt behandelen.
Wat met inschrijvingen met het oog op volgend schooljaar?

Schrijf je, binnen de contouren van de inschrijvingsregels, nu al leerlingen in of begin je daarmee na de kerstvakantie, dan gebeuren die inschrijvingen ook op afstand. Dezelfde aandachtspunten gelden: zorg dat de inschrijvingen AVG-proof kunnen verlopen, heb aandacht voor ouders zonder de nodige digitale hulpmiddelen of digitale vaardigheden, communiceer helder over hoe en wanneer inschrijvingen kunnen.

Ook kun je nog steeds een aanmeldingsprocedure overwegen. Aanmelden kan voor de inschrijvingen in het basisonderwijs, in het 1ste leerjaar van de eerste graad van het secundair onderwijs en in het buitengewoon onderwijs. Een aanmeldingsprocedure moet aangevraagd worden bij de Commissie inzake Leerlingenrechten. Dat kan nog tot 17 januari 2021. Uitgebreide informatie over hoe je een aanmeldingsprocedure opstart, vind je op de webpagina van de Commissie.

Blijf je met vragen zitten, neem dan contact op met de medewerkers van de Dienst Lerenden.