Aanmelden en inschrijven: update

19 mei 2020

Eerder berichtten we dat de inschrijvingen waarvoor fysieke aanwezigheid is vereist, wellicht ook na de richtdatum van 18 mei niet mogelijk zouden zijn. Duidelijk is nu dat die fysieke inschrijvingen niet meer mogen tot 31 augustus.

Aan scholen met een mogelijk capaciteitstekort kunnen er immers kampeerrijen ontstaan. Vanuit gezondheidsoogpunt wil men die vermijden. De richtlijnen van de overheid beperken zich tot de formele handeling van de inschrijving: de vraag van ouders om hun kind in te schrijven, het formaliseren van het akkoord met het pedagogisch project en het schoolreglement en het noteren van de inschrijvingsvraag in het inschrijvingsregister. De inschrijving van de leerling wordt gerealiseerd voor zover er geen weigeringsgronden van toepassing zijn. Moet je de inschrijving weigeren, dan bezorg je de leerling een weigeringsformulier.

Wat niet onder de richtlijnen valt, zijn de kennismaking – en/of onthaalgesprekken die scholen voeren voor of na de formele inschrijving. Deze gesprekken kunnen wél fysiek maar dan ten vroegste vanaf 25 mei 2020, op afspraak en conform de veiligheids- en hygiënemaatregelen. De oplossing moet ook afgetoetst worden aan een goedgekeurde en overlegde risico-analyse. Opendeurdagen blijven verboden.  Voorzie langs digitale weg een toelichting bij je school, het pedagogisch project van de school, het studieaanbod, de infrastructuur … (via een filmpje, online presentatie …).

Inschrijven op afstand is dus de regel. Voor de fysieke inschrijvingen zijn er verschillende alternatieven denkbaar, zoals:

  • via de post
  • via e-mail
  • via een digitaal formulier.

Ook blijft er een akkoord met het schoolreglement en het pedagogisch project nodig. Als de inschrijving digitaal gebeurt aan de hand van een gescand of gefotografeerd document, vraag dan dat de ouders een gehandtekende versie bezorgen wanneer dat weer kan.

Heb ook steeds aandacht voor zieke ouders, ouders zonder de nodige digitale hulpmiddelen of digitale vaardigheden.

Vanuit privacyoverwegingen is het belangrijk om de informatie die je digitaal verzamelt, beperkt te houden. Je kunt best ook duidelijk aangeven welke informatie ouders niet verplicht moeten delen. Eventueel kan je die informatie uitwisselen tijdens een later onthaalgesprek. Begin volgend schooljaar kan er ook best extra aandacht uitgaan naar het verwelkomen van nieuwe leerlingen en hun ouders.

Hieronder bespreken we concreet per niveau welke alternatieven je voor de formele fysieke inschrijvingen kunt overwegen.

1   Inschrijvingen voor het lopende schooljaar

Leerlingen hebben inschrijvingsrecht, ook al kan een inschrijving nu niet fysiek gebeuren. Weiger je een inschrijving op basis van de decretale weigeringsgronden, dan bezorg je een mededeling van niet-gerealiseerde inschrijving.

2   Inschrijvingen voor het schooljaar 2020-2021

2.1 Voor het basisonderwijs, 1ste leerjaar secundair onderwijs (A en B) en buitengewoon onderwijs zijn er twee mogelijkheden

2.1.1 Inschrijven op afstand

Denk je weinig tot geen leerlingen te moeten weigeren, dan kan je kiezen om inschrijvingen te laten gebeuren op afstand (digitaal, e-mail, per post). Ook op afstand moet je de chronologie van de inschrijvingsvragen strikt en correct volgen. Dat moet je bij klachten kunnen aantonen. In je keuze voor een systeem houd je daar best rekening mee.

Aandachtspunten:

  • Communiceer helder over de startdatum van de inschrijvingen.
    Je capaciteit kan meebepalen hoe je de inschrijvingen organiseert. Je kunt steeds overwegen om je capaciteit te verhogen. Kan dat niet, dan moet je bij weigering kunnen aantonen dat je de chronologie op afstand strikt hebt gerespecteerd. Kies bij een capaciteitsprobleem dus steeds voor een performant systeem.
  • Let er op dat je de gegevens die nodig zijn om de inschrijving te realiseren, veilig kunt opvragen (AVG-proof). Betrek je ICT-coördinator en je aanspreekpunt informatieveiligheid.
2.1.2 Inschrijven op afstand vooraf laten gaan door een aanmeldingsprocedure: beslis snel!

Zal je de inschrijvingen van een groot aantal leerlingen moeten weigeren wegens een capaciteitsgebrek, dan kan je best een aanmeldingsprocedure overwegen.

Enkele aandachtspunten:

  • Communiceer helder over de start en het einde van de aanmeldingsperiode.
  • Aansluiten bij een lopende aanmeldingsprocedure, is niet meer mogelijk.
  • Wel kan je zelf nog een nieuwe digitale aanmeldingsprocedure opstarten, alleen of samen met andere scholen. Daarover moet je deze week een beslissing kunnen nemen. Je moet immers een tijdslijn respecteren waarbij je onder meer voldoende tijd neemt om ouders te informeren, om de voorrangsgroepen te laten aanmelden, om de aanmeldingen te verwerken en om de inschrijvingen te laten verzilveren. Daardoor dringt een beslissing zich op. Via een volgend nooddecreet zullen scholen wel meer tijd krijgen om de inschrijvingen na het aanmelden te organiseren.
  • Uitgebreide informatie over hoe je een aanmeldingsprocedure opstart, vind je via de Commissie inzake Leerlingenrechten. Wie alleen aanmeldt, kan op eenvoudige wijze een eigen systeem ontwikkelen. Je hoeft geen duur systeem te kopen. De medewerkers van de Dienst Lerenden kunnen je daarbij verder op weg helpen.

2.2 Inschrijven vanaf het 2de leerjaar van de eerste graad van het gewoon secundair onderwijs

Vanaf 18 mei kunnen voor die leerjaren de inschrijvingen op afstand starten.

Enkele aandachtspunten:

  • De inschrijvingen kun je best zo laat mogelijk starten.
  • Het werken met een aanmeldingsprocedure is voor die leerjaren niet mogelijk.
  • Je kunt je inschrijvingen via de post organiseren of via e-mail of een digitaal formulier. Je keuze is afhankelijk van je capaciteit. Je kan steeds overwegen om je capaciteit te verhogen. Kan dat niet, moet je bij weigering kunnen aantonen dat je de chronologie op afstand strikt hebt gerespecteerd.
  • Om discussies over de digitale chronologie bij plaatsgebrek te proberen vermijden, kun je best voor de start van de inschrijvingen je beschikbare plaatsen transparant bepalen in plaats van dat ad hoc te doen door een bepaald niveau volzet te verklaren.
  • Kan je de beschikbare plaatsen nog onvoldoende inschatten, dan is het beter om de betreffende studierichtingen vóór de start van de inschrijvingen volzet te verklaren. Je noteert de inschrijvingsvragen in je inschrijvingsregister dan chronologisch als “niet-gerealiseerd” om op een later moment, eens je vrije plaatsen duidelijk zijn, te bepalen welke inschrijvingen je alsnog kan realiseren. In principe moet elke nieuwe leerling dan een weigeringsformulier krijgen. We overleggen met de overheid of er een uitzondering mogelijk is.

Blijf je met vragen zitten, neem dan contact op met de medewerkers van de Dienst Lerenden.