Verkeerde facturen zo snel mogelijk protesteren

13 november 2018

Door de Wet van 15 april 2018 houdende hervorming van het ondernemingsrecht moeten schoolbesturen vanaf 1 november 2018 de regels voor ondernemingen volgen wanneer ze een factuur willen betwisten, bijvoorbeeld wanneer een leverancier onterecht een te hoog btw-tarief heeft toegepast. Facturen betwisten zal alleen nog mogelijk zijn wanneer ze tijdig door middel van een aangetekende brief geprotesteerd zijn. Het protest moet zo snel mogelijk worden verstuurd.

Richtlijnen voor de termijn die aanvaard kan worden voor een geldig protest:
  • liefst binnen de week of binnen de 10 dagen
  • voor ingewikkelde aankopen is een termijn van 30 dagen aanvaardbaar
  • voor aankopen met een bestek is de termijn die opgenomen is in het bestek van toepassing maar ook hier is het aangewezen om steeds zo snel mogelijk te protesteren.

“Aankopen met bestek” zijn niet alleen de aankopen met een geraamd bedrag van meer dan 30.000 euro waarvoor uw schoolbestuur zelf een overheidsopdracht heeft uitgeschreven maar ook alle aankopen waarvoor het schoolbestuur heeft ingetekend op raamcontracten van vzw DOKO. De regels zijn verschillend voor leveringen van goederen, diensten en werken (KB van 18 april 2017 artikelen 66 tot 69, 95, 120, 127, 141, 156 en 160). Voor aankopen waarvan het geraamd bedrag kleiner is dan 30.000 euro is het KB van toepassing voor de raamcontracten van vzw DOKO maar niet voor de overheidsopdrachten die een schoolbestuur zelf uitschrijft.

Voor aankopen zonder bestek moet het protest voldoen aan de vereisten die de leverancier in zijn Algemene Voorwaarden heeft opgenomen over het protesteren van facturen. Die Algemene Voorwaarden moeten ook zelf expliciet mee worden geprotesteerd.

Voor aankopen waarvoor een bestek bestaat, zijn de Algemene Voorwaarden niet van toepassing. De voorwaarden van het bestek hebben dan voorrang op de Algemene Voorwaarden van de leverancier. Toch kan het ook voor aankopen met bestek nooit kwaad om de Algemene Voorwaarden van de leverancier mee te protesteren.

Je kan bijvoorbeeld dit sjabloon gebruiken.

Voor meer informatie kan je terecht bij Stefan De Weerdt, Stefanie Gryson, Trui Vermeersch, Mathias De Baets of Sarah Claeys.