Vacature coördinator administratie voor de Dienst Bestuur & organisatie

02 juli 2019

Ben jij een sterke administratieve duizendpoot? Heb jij een grote dosis organisatietalent? Zie jij het zitten om samen met de directeur van de Dienst Bestuur & organisatie de werkzaamheden van de medewerkers van de dienst te coördineren? Heb je zin om een ambassadeursrol op te nemen voor het geheel van het katholiek onderwijs in Vlaanderen en Brussel?

Dan is deze vacature zeker iets voor jou!

Je opdracht

Concreet omvat je takenpakket onder meer:

  • coördinatie van de werkzaamheden van de dienst, in overleg met de directeur en collega’s
  • organiseren van vergaderingen en overlegmomenten: vergaderlocatie organiseren, agenda (mee) samenstellen, uitnodiging verspreiden, aanwezigheden opvolgen, verslaggeving van de vergadering
  • aansturen en coachen van het team administratieve medewerkers van de Dienst Bestuur & organisatie, in samenspraak met de directeur van de dienst
  • faciliteren van de professionele werking van het eigen team
  • opnemen van de rol van eindredacteur voor de website
  • het bevorderen en faciliteren van een gelijkgerichte werking in de verschillende diensten
  • actieve medewerking aan een gelijkgerichte uitrol van Office 365 als een efficiënt en effectief instrumentarium voor de ondersteuning van de werking van onze organisatie
  • beheren van documenten en documentopslag, waaronder: documenten in de huisstijl zetten
  • abonnementen en publicaties beheren in overleg met de documentalist
  • registreren van professionaliseringsinitiatieven van collega’s – ondersteuning van collega’s voor inschrijvingen op nascholingsinitiatieven
  • opvolgen inkomende onkostennota’s en facturen van de dienst
  • opvolgen inkomende en uitgaande post van de dienst
  • vertegenwoordiging van de dienst in interne overlegorganen en terugkoppeling naar de collega’s
  • samenwerken met de andere collega’s van Katholiek Onderwijs Vlaanderen om een geïntegreerde ondersteuning aan te bieden aan onze leden

Je profiel

Wil je de dienstverlening aan onze scholen mee ondersteunen en deel uitmaken van ons team, dan verwachten wij dat je:

  • administratief werk als een uitdaging beschouwt
  • zelfstandig en nauwkeurig bent
  • Officetoepassingen vlot beheerst, doorgedreven kennis van Office 365 is een troef
  • graag met nieuwe toepassingen leert werken
  • een sterk analytisch en synthetisch vermogen hebt
  • je correct in het Nederlands kan uitdrukken
  • zonder fouten schrijft en zo duidelijk mogelijke verslaggeving als een uitdaging beschouwt
  • een ‘multitasker’ en een groepsspeler bent
  • in je omgang met collega’s getuigt van respect, vertrouwen, zorg en waardering voor ieders werk in een geest van solidariteit en verbondenheid
  • getuigt van empathie, engagement, flexibiliteit en zin voor teamwerk
  • je engageert mee te werken aan het project van de katholieke dialoogschool
  • loyaal de missie, visie en krachtlijnen van Katholiek Onderwijs Vlaanderen onderschrijft
  • je engageert om je opdracht eigentijds, correct en professioneel uit te voeren
  • je blijvend wil professionaliseren en de professionalisering van het team helpt versterken

Ons aanbod

Wij bieden een uitdagende functie met ruimte voor eigen initiatief in een professioneel team en in een open sfeer. Je zal werken vanuit onze kantoren in Brussel.

  • Een contract van onbepaalde duur.
  • Een aantrekkelijk salaris aangevuld met extra legale voordelen zoals groepsverzekering, woon-werkvergoeding, tussenkomst in maaltijden.
  • Een uitgebreid pakket vakantiedagen.

We verwachten een indiensttreding vanaf 4 november 2019.

Onze organisatie

Katholiek Onderwijs Vlaanderen is de netwerkorganisatie en ledenvereniging van de katholieke (hoge)scholen, internaten, centra en universiteit in Vlaanderen en Brussel. Wij vertegenwoordigen onze leden op diverse fora, komen op voor hun belangen en  ondersteunen hen bij pedagogische, juridische, administratieve en bestuurlijke vragen. We begeleiden onze meer dan 2 400 onderwijsinstellingen bij de realisatie van het project van de katholieke dialoogschool en de verdere uitbouw van een kwaliteitsvol onderwijsaanbod. Katholiek Onderwijs Vlaanderen is de grootste onderwijsspeler in Vlaanderen en bezielt met haar pedagogisch project meer dan 935 000 kinderen, jongeren en volwassenen.

Interesse?

Voor meer informatie over de jobinhoud kun je contact opnemen met Dirk Vanstappen, directeur Dienst Bestuur & organisatie, Guimardstraat 1, 1040 Brussel (02 529 04 09 – 0497 42 43 58 - dirk.vanstappen [at] katholiekonderwijs.vlaanderen).

Solliciteren

Solliciteer online. Vul je gegevens in en voeg je motivering en cv toe. We hechten veel belang aan een uitgebreide motivatie waarin je aangeeft hoe jouw ervaring aansluit bij het profiel van deze functie. Solliciteren kan uiterlijk tot en met 18 augustus 2019.

Indien we je op basis van je cv en motivatie selecteren, nodigen we je uit voor een gesprek en een schriftelijke opdracht dat zal plaatsvinden op dinsdag 27 augustus 2019. Gelieve deze dag, in afwachting van een uitnodiging, vrij te houden.

 

Ondersteuning nodig bij het opladen van je cv of motivatie? Contacteer Marjolein Vermijl, HR - medewerker Dienst Ondersteuning via marjolein.vermijl [at] katholiekonderwijs.vlaanderen of op telefoonnummer 02 507 07 91.