Uniforme naamgeving documenten AGION

05 december 2018

In het kader van infrastructuursubsidies bezorgen schoolbesturen heel wat verschillende documenten aan AGION. Om zijn dienstverlening verder te stroomlijnen besliste AGION om de naamgeving van die documenten te uniformiseren.

Vanaf 3 december 2018 vraagt het Agentschap aan schoolbesturen om de naam van documenten aan te passen aan vaste sjablonen en documenten met een correcte naam door te sturen aan de Dienst Bestuur & organisatie en aan AGION.

Om aan de nieuwe werkwijze te wennen geldt een overgangsperiode van 3 december 2018 tot en met 31 maart 2019. Tijdens die periode raden we aan om de nieuwe werkwijze uit te proberen om er al vertrouwd mee te raken. 

Vanaf 1 april 2019 zijn schoolbesturen definitief verplicht om alle documenten met een correcte naam te bezorgen. Na die datum zal AGION documenten die niet voldoen, niet langer verwerken. 

Documenten die je indient via de Dienst Bestuur & organisatie, worden steeds gecontroleerd op hun conformiteit, zodat je de garantie hebt dat een subsidiedossier geen onnodige vertraging oploopt.

In de eerste plaats moet elk document opgeslagen worden als een apart bestand. Vervolgens moet de naamgeving van documenten overeenstemmen met bijgevoegde sjablonen

Tot slot mogen aan een e-mail maar documenten worden toegevoegd die betrekking hebben op één subsidiedossier. Elke e-mail kan slechts betrekking hebben op één subsidiedossier.

De naam van de instelling mag vrij gekozen worden, op voorwaarde dat consequent dezelfde naam gebruikt wordt per zending.
Om de bestandsnamen zo kort mogelijk te houden, raden we aan om gebruik te maken van een afkorting van de officiële naam van de instelling.

Met 'dossiernummer' wordt verwezen naar het officiële AGION-dossiernummer.