De aanvraag

Hoe dien je een aanvraag in?

Om als schoolbestuur een aanvraag in te dienen moet je gebruik maken van het aanvraagdocument van AGION. De aanvraag moet vervolledigd worden met heel wat bijlagen en documenten. Hou er dus rekening mee dat dit heel wat werk vergt zodat je er best tijdig aan begint.

De aanvraag moet uiterlijk op 31 mei 2017 aan AGION bezorgd worden op dbfm [at] agion.be .
Om ontvankelijk te zijn moet de aanvraag volledig zijn, met alle bijlagen die voor je bouwproject relevant zijn. Na de indieningsdatum kan AGION wel nog bijkomende verduidelijkingen of ontbrekende documenten opvragen.

Hoe maak je een aanvraagdocument op?
1) Aanvraagformulier

Download hier het aanvraagdocument dat je ook terug kan vinden op de website van AGION, in de rubriek ‘DBFM’ – ‘Oproep nieuw DBFM-programma’.
Lees het aandachtig door om zo goed mogelijk in te schatten over welke documenten en bijlagen je gemakkelijk kan beschikken en voor welke je wat meer tijd of hulp nodig hebt, bv. omdat je afhankelijk bent van derden: begeleiding door Katholiek Onderwijs Vlaanderen, contact vergunningverlenende overheid, contact Vlaams Bouwmeester, … .

Voor ieder scholenbouwproject moet een afzonderlijk aanvraagdocument opgemaakt en ingediend worden. In het geval van een projectcluster van scholenbouwprojecten worden de aanvragen gebundeld en per cluster ingediend.

2) Zakelijk recht

Uit een notariële akte, waarvan een kopie bij de aanvraag te voegen is, moet blijken dat de inrichtende macht eigenaar is van het onroerend goed of beschikt over een langlopend zakelijk recht, minstens tot de einddatum van de DBFM-overeenkomst. De DBFM-overeenkomst eindigt 30 jaar na de datum van de ter beschikking stelling van het bouwproject. Hou er rekening mee dat er tussen vandaag en de ingebruikname van het gebouw ook nog verschillende jaren zullen verlopen.

Ook voor de periode van 20 jaar die aansluit op de 30 jarige termijn van de DBFM-overeenkomst moet het schoolbestuur blijven beschikken over het zakelijk recht. Aldus wordt vermeden dat AGION de verkregen toelagen kan terugvorderen. Dit zou bv. het geval zijn wanneer het gebouw in die aansluitende periode van 20 jaar verkocht of gebruikt wordt voor andere doeleinden dan onderwijsdoeleinden.

3) Normcontrole

Het bouwproject moet beantwoorden aan de fysische normen.
De controle gebeurt aan de hand van de invulling van het AGION-informatieformulier dat varieert naargelang het onderwijsniveau: gewoon en buitengewoon basis- en secundair onderwijs, volwassenenonderwijs, internaten en centra voor leerlingenbegeleiding.
De formulieren, in te vullen per betrokken onderwijsinstelling, zijn beschikbaar op de website van AGION.

Om na te gaan of je bouwproject beantwoordt aan de regels die de behoefte aan nieuwbouw of uitbreiding bepalen zal je volgende gedetailleerde berekeningen moeten maken:

  • bruto oppervlakte van de bestaande en te behouden gebouwen
  • bruto oppervlakte van het gewenste bouwproject

Katholiek Onderwijs Vlaanderen stelt een formulier bouwprogramma ter beschikking dat een hulp kan zijn bij het oplijsten van de lokaalbehoeften. Het totaal van de in te geven netto vloeroppervlakten wordt omgerekend naar een bruto vloeroppervlakte met eraan gekoppeld een raming van de investeringskost van het bouwproject. Die resultaten kunnen overgenomen worden in het aanvraagdocument.

Ook voor de gedetailleerde berekening van de bruto-oppervlaktes van de bestaande gebouwen kan je gebruik maken van ons modelformulier 'Berekening bruto oppervlakte bestaande gebouwen'.

De resultaten van beide oppervlakteberekeningen vul je in het AGION-informatieformulier in. Indien je bouwproject meerdere onderwijsinstellingen betreft (bv. basisschool en secundaire school) dan moet je meerdere, aan de instelling overeenkomstige informatieformulieren opmaken, zoals dit ook het geval is bij bouwprojecten met reguliere subsidiëring.

4) Motiveringsnota

In de toe te voegen motiveringsnota dien je negen criteria te behandelen, aan de hand waarvan de uiteindelijke selectie van de projecten zal gebeuren. Per criterium moet voldoende duiding en onderbouwing gegeven worden bij het project, aangevuld met de nodige bijlagen.

Dit zijn de criteria:
1° de dwingende nood aan investering
2° de minimale schaalgrootte van de scholenbouwprojecten en de homogeniteit van de projectcluster
3° de planmatige aanpak
4° de financiële haalbaarheid
5° de duurzaamheid inclusief de energie-efficiëntie
6° de multifunctionaliteit
7° de mate waarin specifieke interne of externe factoren de vergunbaarheid of de realisatie van het scholenbouwproject of de projectcluster kunnen beïnvloeden of bemoeilijken, inclusief de mate waarin voorbereidende werken noodzakelijk zijn
8° de chronologie van de aanvragen op de reguliere wachtlijsten
9° de mogelijk te behalen meerwaarde in een DBFM-benadering

In het AGION-document aanvraagdossier vind je informatie over wat met elk criterium precies bedoeld wordt en welke bijlagen je motivatie kunnen onderbouwen.

De lijst met gevraagde bijlagen (blz. 10 en 11 van het aanvraagdocument) is aanzienlijk. Misschien is niet elke bijlage relevant voor jouw project. Indien er bv. geen gebouwen moeten afgebroken worden, dan heeft het ook geen zin om een asbestinventaris toe te voegen. Vermeld in het overzicht wél waarom een bepaalde bijlage niet relevant is of niet toegevoegd wordt.

Katholiek Onderwijs Vlaanderen wil je graag helpen bij het opmaken van het aanvraagdossier. Zit je nog met vragen of wens je ondersteuning, aarzel dan niet om contact op te nemen met de DBFM verantwoordelijke van je regio: